Por Gilberto Mendoza Del Maestro, abogado y docente de Derecho Civil de la PUCP.

Se distingue entre la sesión y el acta que resume lo acontecido en aquellas. Entonces las actas son los documentos en los cuales se manifiestan los acuerdos de la asociación y las circunstancias en las que se adoptaron. Formalmente debe consignarse como mínimo: el órgano que sesionó, la fecha y hora de inicio y conclusión de la sesión, el lugar de la sesión, con precisión de la dirección correspondiente, el nombre completo de la persona que presidió la sesión y de la persona que actuó como secretario, los acuerdos con la indicación del número de votos con el que fueron aprobados[1], la firma de quien presidió la sesión y de quien actuó como secretario, los datos relativos a la fecha, hora de inicio y lugar de la sesión, así como los temas a tratar deben corresponder con los señalados en la convocatoria.

Antecedentes de ello lo encontramos en el artículo 44 del Código de Comercio, el cual indica:

“Los comerciantes salvarán a continuación, inmediatamente que lo adviertan, los errores u omisiones en que incurrieron al escribir en los libros, explicando con claridad en qué consistían, y extendiendo el concepto tal como debiera haberse estampado. Si hubiere transcurrido algún tiempo desde que el error se cometió o desde que se incurrió en la omisión, harán el oportuno asiento de rectificación, añadiéndose al margen del asiento equivocado una nota que indique la corrección”.

Frente a la consignación de errores u omisiones en el acta, se procede con la reapertura de actas que procederemos a comentar a continuación.

1. Reapertura de actas

Se solicitó la inscripción de la directiva Comunal de la Comunidad Campesina de Collanac, sin embargo el registrador público observo dicho título señalando en el punto 3 que según la partida registral en el cargo de secretario del comité electoral fue elegido Marcelino Prada Carhuaz, pero en el acta de asamblea general eleccionaria del 6 de junio de 2004 y en las credenciales otorgadas a los miembros de la junta directiva comunal, figura como secretario Marcelino Prada Ccarhuas.

El Tribunal Registral Nº 521-2004-SUNARP-TR-L se pronunció respecto a dicha observación indicando que el recurrente ha presentado en su recurso de apelación copia certificada de la reapertura del acta del 25 de abril de 2004, en la cual se rectifican los errores materiales incurridos en la extensión del acta primigenia, específicamente en lo que se refiere al nombre del secretario del comité electoral que se consignó como Marcelino Prada Carhuaz, siendo lo correcto “Marcelino Prada Ccarhuaz”. Siendo que en la Resolución N° 494-2003-SUNARP-TR-L del 8 de agosto de 2003 se indicó que puede aplicarse por analogía el artículo 44 del Código de Comercio, dejándose constancia de la fecha de reapertura del acta. Asimismo, esta debe ser suscrita por quienes firmaron el acta primigenia o rectificada.

Por lo tanto, la rectificación de dicha inexactitud registral se efectuaría en merito a título modificatorio que permita concordar lo registrado con la realidad; lo cual en el caso en concreto se verifica en el título modificatorio constituido por la reapertura del acta de asamblea general del 25 de abril de 2004 en la que se corrige los errores materiales incurridos en el acta primigenia.

En principio debe señalarse que en caso de errores u omisiones (V.g. omisión en un acuerdo que habiendo sido adoptado por la persona jurídica no se hizo constar en el acta[2], o la rectificación de los nombres de quienes adoptaron el acuerdo[3]) puede rectificarse a través de reapertura de actas (presentando copia certificada[4]) o mediante celebración de una nueva asamblea, debiendo, en este caso, acreditar la validez de la misma.[5]

En caso sea mediante reapertura la calificación no será como una asamblea ni órgano distinto[6], dado que se trata de un procedimiento interno,[7]por lo que no será necesario convocar a una nueva reunión,[8] debiendo consignarse la rectificación respectiva o los datos omitidos expresamente.[9]

En este sentido deberá señalarse de forma expresa cuál es el error y/o la omisión en las que se incurrió en el acta, no volviéndose a redactar nuevamente toda el acta de la asamblea.[10] También puede indicarse bajo la modalidad “dice” y “debe decir”.[11]

Debe tenerse en cuenta que los efectos son retroactivos a la fecha del acto que rectifica, corrige o subsana, siendo que quienes la efectúan asumen la responsabilidad por la autenticidad de lo allí señalado, esto es de la veracidad de que efectivamente se trata de un error material o de la omisión de un acuerdo que fue adoptado oportunamente y sin embargo no fue transcrito al acta de la junta o sesión.[12]

Los límites los encontramos en que no debe haber discrepancia con los aspectos abordados en la agenda de convocatoria[13], y menos debe utilizarse para la adopción de un nuevo acuerdo que no fue discutido ni aprobado en la Asamblea General de una Asociación.[14]

Tampoco procede cuando tenga por finalidad cambiar el sentido de los acuerdos adoptados por la asamblea y el acta misma de la asamblea[15], o cuanto tenga como objetivo reemplazar o sustituir hechos y circunstancias efectivamente ocurridas.”[16] En ese sentido no podrán modificarse los acuerdos cerrados pero efectivamente adoptados en una asamblea o sesión.[17]

Otro límite tomando en consideración el último párrafo del artículo 12 del Reglamento de Inscripciones del Registro de Personas Jurídicas No societarias, no dará mérito a inscripción la reapertura de actas que contengan acuerdos inscritos.[18] Debe indicarse también que el presidente con mandato vencido no puede realizar la reapertura de un acta.[19]

Debe indicarse también que no es la vía idónea para subsanar el defecto consistente en la falta de presentación del acta en la que consta la instalación de una junta general realizada presuntamente en dos fechas en el caso de sociedades.[20]

Los requisitos y alcances de la rectificación de reapertura de actas de personas jurídicas se extiende a la junta de propietarios.[21] En este sentido se extiende que deba efectuarse únicamente por uno de los asistentes a la sesión a quien en el acta primigenia se le haya otorgado poder para ello[22], que la suscriban al pie las mismas personas que suscribieron el acta reabierta, entre otros.[23]

En este sentido se aprobó como precedente:

PRECEDENTE X.6.-REAPERTURA DE ACTAS

“Es posible rectificar el contenido de las actas de sesiones de las personas jurídicas, corrigiendo un dato que se consignó en forma errónea o consignando un dato que se omitió – pudiendo consistir la omisión en un acuerdo que habiendo sido adoptado por la persona jurídica que no se hizo constar en el acta. Para ello deberá dejarse constancia de la fecha de la reapertura del acta y la misma deberá se suscrita por quienes firmaron el acta primigenia o rectificada”.[24]

 2. Suscripción de reapertura de actas

De forma general se ha señalado que la reapertura de actas puede ser efectuada únicamente por uno de los asistentes a la sesión a quien en el acta primigenia se le haya otorgado poder para ello. [25]

Así pues también se señaló que uno de los requisitos para su validez es que todos los que firmaron el acta primigenia, deben suscribir también la reapertura de esta acta.[26]

No obstante ello existía la duda de si pueda otorgarse el encargo en el acta primigenia a uno de los asistentes (V.g. el presidente) a que suscriba en “representación” de los demás el acta de reapertura.

En principio debemos precisar que no existe representación en sentido estricto, sino que el encargado es un nuncio que tiene encargos específicos que debe realizar.

De otro lado, el vocal Luis Aliaga explica el problema:

“(…) Lo que está en discusión es si los asistentes a la junta de propietarios pueden otorgar poder en el acta a uno de ellos (como el presidente) a efectos de reabrir dicho documento para realizar las correcciones y aclaraciones que correspondan y suscribirlo en su representación, ello a la luz del artículo 12 del Reglamento de Inscripciones del Registro de Personas Jurídicas No Societarias y demás normas aplicables.”

El argumento se construyó a partir de la regla general de libertad para otorgar poderes y del principio de que en el derecho privado está permitido todo aquello que no esté prohibido.

En ese sentido tomando en consideración los Arts. 145, 690, 264 y otros del Código Sustantivo, se determinó que no existía impedimento para que se pudiera encargar a uno de los asistentes realizar el acta de reapertura.

Téngase en cuenta que en la argumentación se utiliza el supuesto del nuncio en el matrimonio como supuesto de representación, con lo cual en este caso para la discusión en el pleno del Tribunal el término de representación se utiliza de forma general como actuación en la esfera ajena.

No obstante ello, dada las facultades otorgadas ratificamos nuestra consideración que más nos encontramos en un supuesto de nuncio que en una de representación en sentido estricto.

La Vocal Mariella Aldana no está de acuerdo sin embargo parte por la aplicación “analógica” del reglamento de personas jurídicas no societarias a la Junta de Propietarios a pesar que no sea una persona jurídica.

Tomando en cuenta ello manifestó:

“(…) 2. Debe tomarse en cuenta que en las sesiones (ya sean de órganos de personas jurídicas o de junta de propietarios) no participa por regla general, ninguna persona con capacidad fedante, y sin embargo, se tiene por cierto que el acta recoge lo que efectivamente sucedió en la sesión, esto es, se tiene por cierto que la sesión se realizó en la fecha, lugar y modo que consta en el acta, y que se adoptaron los acuerdos tal como constan en el acta.

Las personas que firman el acta son las que en cierto modo, dan fe que el acta recoge lo que efectivamente sucedió en la sesión. Por ello las distintas normas legales que regulan el contenido de las actas de sesiones de diversos órganos, establecen que éstas necesariamente son firmadas, regulando en cada caso quién o quiénes deben firmar las actas.

3. (…) Ahora bien, así como el acta primigenia – a pesar de tratarse de un documento netamente privado, en cuya elaboración no participan (por lo general) notarios u otras personas con capacidad fedante -, da mérito a inscripción fundamentalmente en virtud a las firmas puestas al pie, que dan fe que el acta recoge lo que efectivamente sucedió en la sesión, igualmente el acta rectificatoria (reapertura) deberá ser suscrita por esas mismas personas.

Así, deben ser las mismas personas que suscribieron el acta primigenia las que señalen que dicha acta tuvo errores u omisiones.”

Y en el caso en concreto de la junta de propietarios indicó:

“5. A mayor abundamiento, debe tenerse en cuenta que los propietarios pueden hacerse representar por otras personas ante la Junta de Propietarios. Tal como dispone el artículo 147 del reglamento de la Ley 27157, “La representación debe conferirse por escrito y con carácter especial para cada sesión, salvo que se trate de poder otorgado por escritura pública”.

Como puede apreciarse, la representación se otorga para la sesión, lo que implica que el representante suscribe – en representación del propietario representado -, el acta. (…) En tanto el acta resume lo acontecido en la sesión, no cabría admitir que sean unos quienes asistan a la sesión, y otros distintos quienes suscriban el acta. (…).”

Concluye entonces:

“(…) Es por ello que es perfectamente válido asistir a una Junta de Propietarios mediante representante, supuesto en el que el representante suscribe el acta, pero es inadmisible que se fraccione la representación en dos partes: una para asistir a la sesión y otra para suscribir el acta. La sesión es un único acto, por lo que los asistentes a la misma son los que deben suscribir el acta y la reapertura de la misma.”

Otro argumento que añadió la vocal Mariella Aldana fue:

“(…) Pero si no van a firmar la reapertura los mismos que suscribieron el acta primigenia, ahí sí se presentarían un problema serio en la credibilidad del acta reaperturada.”

Frente a dicho criterio, el vocal Fernando Tarazona señaló:

“El acto de apoderamiento implica una relación de confianza: se da poder para que el apoderado celebre un acto jurídico a nombre del poderdante.

En el caso materia del presente Pleno, los propietarios acordaron facultar al presidente de la junta de propietarios para que “pueda reabrir la presente acta y suscribir la misma en representación de todos los asistentes a la presente sesión”.”

Es importante en este caso la precisión inicial de que no estamos en la figura de la representación sino del nuncio, por lo que la autorización para realizar la reapertura es muy limitada y precisa no existiendo poder de negociación.

Si hubiese el riesgo de una manipulación de la reapertura de acta (el cual también puede realizarse en caso participen todos los que suscribieron el acta primigenia), cualquier asociado puede impugnar el contenido de la misma, aparte de la responsabilidad de los que suscribieron la reapertura.

En ese sentido el Vocal Luis Aliaga propuso como sumilla:

“Resulta procedente que los asistentes a la junta de propietarios que suscribieron el acta primigenia otorguen poder a uno de sus miembros para que éste, en su representación, efectué la reapertura de dicha acta”.

Téngase en cuenta que dicha propuesta se deriva de lo discutido, sin embargo a pesar que no estaba de acuerdo con el sentido del acuerdo la vocal Mariella Aldana propuso que se aplique de forma general:

“(…) En tanto el acta de ninguna sesión requiere mayor exigencia en cuanto a las firmas que la requerida para junta de propietarios, considero que la sumilla debe ser general.”

En el mismo sentido la vocal Andrea Gotuzzo manifestó:

“(…) Comparto la opinión de la Vocal Mariella Aldana en el sentido que la sumilla tendría que ser sobre la reapertura en general porque no se ha sustentado que sea para el caso específico de la Junta de Propietarios.”

Finalmente se aprobó como acuerdo:

ACUERDO LXXVI.1.-SUSCRIPCIÓN DE REAPERTURA DE ACTA

“La reapertura de acta podrá ser suscrita, en representación de los asistentes a la sesión, por uno de los asistentes a la misma a quien, en el acta primigenia, se le haya otorgado poder para ello”.[27]

Evidentemente los precedentes se aplican para un caso en concreto, en este caso si bien puede ser útil la aplicación general de los acuerdos o precedentes está desnaturalizando aquellos, teniendo una aplicación norma jurídica.

3. OMISIÓN DE FIRMA

La regla general es que las personas que suscriben el acta otorgan autenticidad a su contenido, por ende, tratándose de una reapertura de acta uno de los requisitos para su validez es que todos los que firmaron el acta primigenia deben firmar también la reapertura de esta acta[28] salvo los casos de representación analizado líneas atrás.

No obstante ello, ¿Qué sucede en caso alguno de los asistentes haya omitido suscribir el acta? La omisión de firma en el acta de un lado fue abordado por la Resolución Nº 032-A-2006-SUNARP-TR-L en la cual se estableció que la reapertura de actas está dirigida a los casos en que se incurrió en error u omisión en la redacción del acta de sesión de algún órgano de la persona jurídica, y no a la falta de firma de una de las personas que debió haber firmado; siendo que en este último caso, para salvar dicha omisión no se requería de una reapertura de acta, sino resultando suficiente que quien omitió suscribir el acta proceda a firmarlo, debiendo consignarse la fecha en que se realiza. Criterio distinto se estableció Resolución Nº 909-2013-SUNARP-TR-L del 31/5/2013 en la cual se subsana con la firma en la reapertura de acta correspondiente.

El Vocal Eberardo Meneses manifestó que:

“Es válida un acta sin la firma de quien presidió la sesión o quien actuó como secretario, partiendo de esa premisa podría subsanar un acta cuando esta no contenía una firma, es decir, subsanar un acta que no era válida.”

La Vocal Mariella Aldana a partir de la distinción entre título material y formal señaló:

“(…) Desde un punto de vista formal, el acta debe contener todas las firmas primigenias completas. Si se realiza una reapertura de acta sería más engorroso, puesto que requiere que firmen todos lo que suscribieron el acta primigenia. Sin embargo, presentando al registro una nueva copia certificada del acta con la firma faltante se subsanaría dicho defecto.”

Posición contraria fue la de la Vocal Gloria Salvatierra:

“Se tendría que realizar una reapertura del acta, puesto que el acta es intangible en su integridad, incluso en la parte que van las firmas. Si se permite que después del acta primigenia se suscriba la firma faltante y, posteriormente, se presente al registro para su inscripción, podría pensarse que cualquier otra parte del acta pueda corregirse.”

La Vocal Mariella Aldana precisó que:

“Solicitar se consigne la fecha al momento de regularizar el acta primigenia sería muy exigente. Ninguna norma -ni en sociedades ni en las demás personas jurídicas-, se exige que el acta se encuentre completamente firmada por todos sus miembros en el mismo día que se celebró la asamblea, para ello en sociedades se tiene un plazo de 10 días para que la misma sea suscrita.”

Finalmente se aprobó como acuerdo:

ACUERDO CIX.1.- OMISIÓN EN LA SUSCRIPCIÓN DE ACTA

“Cuando falte una firma en el acta, ya sea de quien presidió la sesión, de quien actuó como secretario, o en su caso de las demás firmas que deban constar en el acta conforme a las disposiciones legales, estatutarias o a lo que acuerde el propio órgano que sesiona, dicha omisión podrá subsanarse con la firma del acta primigenia o mediante la reapertura de acta.

En caso se regularice la firma en el acta primigenia, no se requiere consignar la fecha en que se firma.”[29]

La formación de la voluntad de una persona jurídica se manifiesta a través de acuerdos, y estos tienen un procedimiento para su formación. La suscripción del acta es la exteriorización de conformidad con los acuerdos adoptados que preexisten a esta.

Si una persona asistió, y no suscribe el acta regularizándolo después no implica la nulidad del acuerdo ni del acta, sino que aún no se ha formalizado. Recuérdese que incluso el documento puede ser nulo, pero el acuerdo adoptado no.

En ese sentido estamos de acuerdo con lo dispuesto por el Tribunal Registral dado que la omisión de firma puede subsanarse con la firma del acta primigenia, aunque no se puede descartar -aunque consideramos innecesaria- la reapertura de actas.


[1] Resolución No. 120 -2016-SUNARP-TR-A de 26.02.2016, Resolución No. 120 -2016-SUNARP-TR-A de 26.02.2016.

[2] Resolución No. 333-2011-SUNARP-TR-L de 04.03.2011

[3] Resolución No. 109-2008-SUNARP-TR-A de 30.04.2008

[4] Resolución No. 565 -2015-SUNARP-TR-A de 14.08.2015

[5] Resolución No. 293-2015-SUNARP-TR-A de 05.06.2015

[6] Resolución No. 557-2012-SUNARP-TR-L de 13.04.2012

[7] Resolución No. 232-2006-TR-A de 29.12.2006

[8] Resolución No. 912-2012-SUNARP-TR-L de 22.06.2012

[9] Resolución No. 1272-2010-SUNARP-TR-L de 07.09.2010

[10] Resolución No. 307-2010-SUNARP-TR-L de 26.02.2010

[11] Resolución No. 468-2012-SUNARP-TR-L de 23.03.2012

[12] Resolución No. 506-2006-SUNARP-TR-L de 05.09.2006

[13] Resolución No. 1290-2013-SUNARP-TR-L de 07.08.2013

[14] Resolución No. 201-2015-SUNARP-TR-A de 10.04.2015

[15] Resolución No. 211-2012-SUNARP-TR-A de 02.05.2012

[16] Resolución No. 115-2013-SUNARP-TR-L de 22.01.2013

[17] Resolución No. 494-2011-SUNARP-TR-L de 08.04.2011

[18] Resolución No. 1819-2010-SUNARP-TR-L de 17.12.2010

[19] Resolución No. 367-2009-SUNARP-TR-L de 18.03.2009

[20] Resolución No. 658-A-2008-SUNARP-TR-L de 24.06.2008

[21] Resolución No. 670-2005-SUNARP-TR-L de 25.11.2005

[22] Resolución No. 870-2014-SUNARP-TR-L de 06.05.2014

[23] Resolución No. 1902-2012-SUNARP-TR-L de 21.12.2012

[24] X PLENO. Sesión ordinaria realizada los días 8 y 9 de abril de 2005. Publicado en el diario oficial “El Peruano” el 9 de junio de 2005. Criterio sustentado en las Resoluciones Nº 521-2004-SUNARP-TR-L del 3 de setiembre de 2004, Nº 494-2003-SUNARP-TR-L del 8 de febrero de 2003, Nº 176-2002-ORLC-TR-L del 3 de abril de 2002 y Nº 579-2001-ORLC/TR del 10 de diciembre de 2001. Precedente de Observancia Obligatoria incorporado al artículo 12 del Reglamento de Inscripciones del Registro de Personas Jurídicas No Societarias (Aprobado por Resolución N° 086-2009-SUNARP/SN).

[25] Resolución No. 1226-2014-SUNARP-TR-L de 01.07.2014

[26] Resolución No. 1097-2013-SUNARP-TR-L de 05.07.2013, Resolución No. 1181-2013-SUNARP-TR-L de 19.07.2013, Resolución No. 1038-2013-SUNARP-TR-L de 21.06.2013, Resolución No. 196-2013-SUNARP-TR-L de 31.01.2013, Resolución No. 2096-2011-SUNARP-TR-L de 18.11.2011, Resolución No. 1766-2011-SUNARP-TR-L de 16.09.2011, Resolución No. 1561-2011-SUNARP-TR-L de 05.08.2011, Resolución No. 123-2010-SUNARP-TR-A de 26.03.2010, Resolución No. 731-2005-SUNARP-TR-L de 23.12.2005.

[27] LXXVI PLENO. Sesión extraordinaria modalidad no presencial realizada el día 15 de junio de 2011.

[28] Resolución No. 137-2016-SUNARP-TR-T de 28.03.2016

[29] CIX PLENO. Sesión ordinaria modalidad presencial realizada los días 28 y 29 de agosto de 2013.

 

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