El Sistema Nacional de Archivos: protegiendo el pasado y legitimando el presente

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Por: Joseph Dager Alva
Jefe Institucional del Archivo General de la Nación, doctor en Historia, y profesor en la Pontificia Universidad Católica del Perú (PUCP) y en la Universidad Antonio Ruíz de Montoya (UARM).

El Sistema Nacional de Archivos (SNA) nace mediante la Ley 25323, de junio de 1991. Esta lo crea, según reza su artículo primero, para integrar normativa y funcionalmente a los archivos de las entidades públicas, mediante la aplicación de técnicas y métodos que, por un lado, garanticen la defensa y conservación de los testimonios históricos escritos de la Nación; y que, por el otro, uniformicen los procesos archivísticos en la gestión pública.

Un Sistema Nacional tiene sentido porque es necesario, para la mejor organización de la Administración Pública de un país, el establecimiento de principios sobre un tema de importancia transversal, que deben ser respetados por las entidades estatales en sus distintos niveles y ámbitos de competencia. El de Archivos, como todo Sistema Nacional, es un conjunto de normas, procedimientos e instrumentos que deben ser observados por las instituciones de los varios poderes del Estado. Y, de hecho, es así como define Sistema el artículo 43 del Título 5 de la Ley 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo. En la medida que el Sistema Nacional de Archivos nació para asegurar el cumplimiento de la política archivística nacional, y su consecuente normativa, es un Sistema Funcional, según el artículo 45 de la referida ley 29158.

Un Sistema, en el organigrama del Estado Peruano, está dirigido por un Ente Rector, que es su autoridad técnica-normativa a nivel nacional, y dicta las políticas o procedimientos en su ámbito de acción; para el Sistema Nacional de Archivos lo es el Archivo General de la Nación (AGN). Respetando esos fueros, la Ley 29565, Ley de creación del Ministerio de Cultura, considera al AGN en su artículo undécimo, como una de las entidades adscritas al Ministerio de Cultura. Integra el Sector Cultura mas no forma parte del Ministerio. Es un organismo público ejecutor, pero con funciones normativas pues así quedó establecido en la Ley que creó el SNA, la 25323. El AGN, entonces, tiene personería jurídica de derecho público, y con el fin de facilitar el cumplimiento de sus funciones, goza de autonomía técnica y administrativa, constituyendo un pliego presupuestal propio. Como Ente Rector, tiene atribuciones para establecer las políticas nacionales en materia, por ejemplo, de conservación del Patrimonio Documental de la Nación y de organización de los procesos archivísticos con especial atención en la valoración y selección documental.

Conviene preguntarse en qué radica la importancia de archivar como para que nuestro Estado haya creado un Sistema Funcional. Archivamos para hacer permanente una información, para guardarla y asegurarla, o salvarla, como se diría en inglés. Archivamos en un “lugar de la memoria” para no olvidar, para conservar la huella de lo que sucedió. Es decir, toda institución que aspira a dejar rastro, archiva. Pero archivar no es sólo cosa del pasado, es también asunto muy actual, pues al organizar correctamente la documentación oficial desde su producción, se le facilita al Estado su obligación de brindar adecuadamente la información pública. Entonces, gracias al Sistema Nacional de Archivos, constituido por el AGN, los Archivos Regionales y los Archivos públicos, es posible, por un lado, custodiar y preservar los testimonios escritos que dan cuenta de cinco siglos de historia; y, por el otro, elaborar las políticas nacionales que norman una bien implementada gestión documental. La labor que se realiza en el SNA viabiliza la fiscalización a la administración pública, dado que ésta resulta verdaderamente factible sólo cuando las entidades estatales cuentan con archivos ordenados.

Esforzarse por la transparencia estatal del presente es también una garantía que mañana tendremos historia, pues esa documentación que hoy organizamos y valoramos adecuadamente será la que en el futuro llamaremos proveniente del ayer. Pero, como resulta evidente, no es posible guardar toda la documentación que emite un Estado. Y, sin embargo, el Decreto Ley 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental de la Nación, con admirable tino, establece que todo documento producido por las entidades públicas constituye potencialmente parte de nuestro Patrimonio Documental. En ese sentido, la eliminación o expurgo documental adquiere una singular importancia. En ello, el rol que cumple el SNA resulta fundamental, pues las instituciones estatales están prohibidas de eliminar la documentación que producen o custodian, si es que previamente no obtienen la autorización del Archivo General de la Nación, o del respectivo Archivo Regional. Allí deben acudir todas y cada una de las instituciones públicas, según su ámbito, cuando pretenden dar de baja alguna documentación.

Las normas técnicas al respecto son precisas y exigentes, pues toda documentación generada por el Estado Peruano está protegida por la Ley, desde su origen hasta su archivamiento final. El proceso de eliminación es muy delicado, con procedimientos formales establecidos y de obligatorio cumplimiento. De lo que se trata es de proteger lo que será el pasado, y al hacerlo, al mismo tiempo se está contribuyendo con la legitimidad del presente pues se viabiliza la fiscalización estatal, a las instituciones encargadas de ello, al procurarles archivos sistematizados; y, como sabemos, acciones supervisoras, auditoras o contraloras, favorecen siempre el ejercicio transparente de la función pública.

Por lo dicho, uno de los frentes a reforzar, en un planteamiento de combate contra el flagelo de la corrupción, es el Sistema Nacional de Archivos y especialmente a su Ente Rector. Un Archivo General de la Nación debidamente repotenciado en recursos presupuestales, adecuadamente fortalecido con personal capacitado, y dotado de lo necesario en Infraestructura, podrá intervenir más determinantemente en casos de eliminación de expedientes, como los recientes de BANMAT y PROVÍAS, no sólo sancionando administrativamente ex post el ilícito, sino ejerciendo una efectiva supervisión que propenda a disminuir o evitar su ocurrencia.

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