Por: Andrea Pulgar, abogada especializada en Nuevas Tecnologías y Protección de Datos Personales.

El desarrollo de las tecnologías de la información y comunicación, y la evolución de las comunicaciones por internet han generado la necesidad de dotar de confianza a las mismas y a los actos jurídicos, tanto los celebrados y comunicados entre particulares, como frente a la administración pública. Como parte de ese desarrollo han surgido figuras como la firma electrónica y el fedatario informático, que sirven como mecanismos para dotar de seguridad a las transacciones, acuerdos  y en general, actuaciones entre particulares y el Estado, pero que son celebrados en el entorno digital.

En el Perú, desde el año 2000 han venido dándose una serie de normas que sientan las bases para el desarrollo digital del Estado y la simplificación administrativa, como la Ley 27269 – Ley de Firmas y Certificados Digitales – y su Reglamento aprobado mediante Decreto supremo 052-2008-PCM, que regulan las reglas aplicables a la firma electrónica, así como su valor probatorio cuando se cumplan ciertos requisitos. También se publicó, mediante Decreto Supremo Supremo 009-92-JUS, el Decreto Legislativo 681, que regula el uso de tecnologías avanzadas en materia de archivo de documentos e información.

En ese contexto, el Decreto Legislativo N° 1310, publicado el 30 de diciembre del 2016, ha establecido también otras medidas para la simplificación administrativa. Dentro de las más importantes, está la posibilidad de emitir, remitir y conservar documentos laborales mediante el uso de tecnologías de la digitalización, información y comunicación, con la intención de sustituir la documentación física y firmas ológrafas por documentación digital y firma electrónica.

Así, los supuestos regulados por e D.L. 1310 son los siguientes:

  • El empleador podrá sustituir su firma manuscrita por su firma digital, conforme a lo regulado por el artículo 141-A del Código Civil[1] y lo dispuesto por el D.L. 681.

El artículo bajo comentario establece la posibilidad de que el empleador pueda suscribir todo tipo de documentación laboral en formato digital, utilizando su firma electrónica conforme con los parámetros establecidos por la Ley de Firmas y Certificados Digitales. En los casos en los que se requiere que la manifestación de voluntad, cumpla determinada formalidad o requiera firma, lo podrá hacer utilizando su firma digital.

La mencionada norma, cuyo contenido es concordante con el artículo 13 del D.L. 681, también permite la digitalización con valor legal de documentos laborales generados en un entorno físico, o bien la generación de duplicados de documentos digitales, la misma que deberá cumplir  con los requisitos establecidos en el D.L. 681 (generación de microformas con valor legal).

  • El empleador podrá sustituir su firma manuscrita por su firma digital, conforme a lo regulado por el artículo 141-A del Código Civil[2] y lo dispuesto por el D.L. 681.

El artículo bajo comentario establece la posibilidad de que el empleador pueda suscribir todo tipo de documentación laboral en formato digital, utilizando su firma electrónica conforme con los parámetros establecidos por la Ley de Firmas y Certificados Digitales. En los casos en los que se requiere que la manifestación de voluntad, cumpla determinada formalidad o requiera firma, lo podrá hacer utilizando su firma digital.

  • El administrado podrá cumplir con requerimientos de presentación de documentos efectuados por la Autoridad Administrativa de Trabajo, o en el marco de un procedimiento administrativo o inspectivo, mediante la presentación de su versión digitalizada del original.

Esta facultad permite  cualquier administrado a presentar la versión digital de los documentos laborales (no requiere que la digitalización del documento tenga valor legal, teniendo en cuenta que en derecho administrativo rige el principio de simplicidad, que permite a los administrados la presentación de copias simples de los documentos), en el marco de un procedimiento administrativo o inspectivo realizado por la Autoridad Administrativa de Trabajo.

  • El empleador podrá destruir la información de planillas de pagos de aportes pensionarios al sistema Nacional de Pensiones, correspondientes a periodos anteriores a julio de 1999, previa digitalización con valor legal o entrega física del original a la Oficina de Normalización Previsional.

Esta facultad permite al empleador la digitalización con valor legal de la información de planillas de pagos de aportes pensionarios al sistema Nacional de Pensiones, para lo cual se deberá cumplir con lo dispuesto por el D.L. 681.

Así, como se puede advertir, la materialización de la llamada simplificación administrativa en materia laboral no hubiera podido ser posible sin el desarrollo tecnológico y las herramientas que el mismo pone a disposición del Estado y los particulares. Es muy probable que durante el presente periodo de gobierno se expidan otras normas de simplificación administrativa  sobre materias como la tributaria, minería o relacionadas con el sector energético, todas las cuales se apoyarán en la tecnología, adecuadamente regulada, para el logro de los objetivos del Estado.

Fuentes Recomendadas:

[1] Artículo 141-A del código Civil.- En los casos en que la ley establezca que la manifestación de voluntad deba hacerse a través de alguna formalidad expresa o requiera de firma, ésta podrá ser generada o comunicada a través de medios electrónicos, ópticos o cualquier otro análogo.

[2] Artículo 141-A del código Civil.- En los casos en que la ley establezca que la manifestación de voluntad deba hacerse a través de alguna formalidad expresa o requiera de firma, ésta podrá ser generada o comunicada a través de medios electrónicos, ópticos o cualquier otro análogo.

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