Por Carla Navarro Fernández, asociada Principal del Área Inmobiliaria y Saneamiento de Tierras del Estudio Rubio Leguía Normand y Asociados.

  1. Introducción

El título archivado es el conjunto de documentos que dieron mérito a la extensión de un asiento registral. Forma parte del archivo registral y está ordenado cronológicamente en función a la fecha de presentación al registro, comprendiendo además una fuente documentaria de la publicidad formal.[1]

El presente artículo pretende analizar los alcances del título archivado y su tratamiento durante la etapa de calificación registral de actos de naturaleza inmobiliaria, a partir de experiencias conocibles en el sector y en contraste con la regulación administrativa y registral vigente, así como con las acciones en materia de Gobierno Digital impulsadas por la SUNARP en los últimos tiempos.

2. La calificación registral en el procedimiento de inscripción de títulos de naturaleza inmobiliaria

El procedimiento registral es un procedimiento administrativo de tipo especial, de naturaleza no contenciosa y que tiene por finalidad la inscripción de un “título”, el cual comprende el documento o documentos en que se fundamenta, sea de manera directa o complementaria, el derecho o acto con vocación de inscripción.[2]

Así, en materia inmobiliaria, son varios los actos y derechos que pueden ser objeto de dicho procedimiento registral[3], con miras a la inscripción del título en el Registro de Propiedad Inmueble de los Registros Públicos. Una de las etapas de tal procedimiento es la denominada “calificación registral”, cuyos alcances se establecen en el Reglamento General de los Registros Públicos (“RGRP”):

“Artículo 31.- Definición

La calificación registral es la evaluación integral de los títulos presentados al registro que tiene por objeto determinar la procedencia de su inscripción. Está a cargo del Registrador y Tribunal Registral, en primera y en segunda instancia respectivamente, quienes actúan de manera independiente, personal e indelegable, en los términos y con los límites establecidos en este Reglamento y en las demás normas registrales. En el marco de la calificación registral, el Registrador y el Tribunal Registral propiciarán y facilitarán las inscripciones de los títulos ingresados al registro.”

Se aprecia que en la calificación registral resulta determinante la figura del registrador público, quien debe actuar con fines de inscripción y bajo la orientación de los principios del procedimiento registral y demás normas aplicables. Todo ello permite una seguridad jurídica, con miras a que el usuario no solo carezca de temor a la realización de ciertos actos jurídicos, sino que además cuente con los dispositivos necesarios para tutelarlo[4].

3. Alcances de la calificación registral complementaria: de la teoría a la práctica

En su labor de calificación registral de un acto de naturaleza inmobiliaria, el registrador puede requerir la revisión de títulos archivados que dieron mérito a la extensión de asientos registrales en otras oficinas registrales, sean estas del mismo Registro de Propiedad Inmueble o de un Registro distinto (por ejemplo, del Registro de Personas Jurídicas, del Registro de Mandatos y Poderes, del Registro Mobiliario de Contratos, entre otros). Ello porque, conforme a cada caso en concreto, el contenido de dichos títulos archivados se relaciona con el acto inscribible materia de calificación, no bastando la revisión del asiento registral.

Por tanto, el registrador procederá a revisar tales títulos archivados a manera de calificación complementaria de antecedentes registrales, labor regulada en diferentes numerales del artículo 32 del RGRP, todos ellos basados en el Principio de Legalidad contenido en el Título Preliminar de dicho Reglamento, el cual se consagra como uno de los pilares del Derecho Registral y con ello, guía de la calificación registral:

    1. PRINCIPIO DE LEGALIDAD

Los registradores califican la legalidad del título en cuya virtud se solicita la inscripción. La calificación comprende la verificación del cumplimiento de las formalidades propias del título y la capacidad de los otorgantes, así como la validez del acto que, contenido en aquél, constituye la causa directa e inmediata de la inscripción. La calificación comprende también, la verificación de los obstáculos que pudieran emanar de las partidas registrales y la condición de inscribible del acto o derecho. Se realiza sobre la base del título presentado, de la partida o partidas vinculadas directamente a aquél y, complementariamente, de los antecedentes que obran en el Registro. (Énfasis agregado)

Con ello, y a fin de lograr esta calificación complementaria, el procedimiento regular será que el registrador solicite el préstamo del título archivado, y que este le sea entregado por autorización del funcionario, gerente, jefe de oficina u otro registrador, siendo responsables del título en préstamo tanto el personal que lo solicita como el que lo autoriza. De este modo, el registrador puede mantener consigo el título archivado por un plazo máximo de 15 días hábiles, renovables hasta por 10 días hábiles adicionales (debiendo gestionar una nueva solicitud en caso requiera de un plazo adicional). Todo será canalizado mediante el Sistema Informático del Archivo Registral con el que cuenta cada oficina registral a nivel nacional, y que sirve para el inventario, control de ingreso y de salida de los títulos archivados.[5]

No obstante, pareciera que el sistema anteriormente descrito no funciona como debiera ya que, en la práctica, algunos registradores solicitan que el usuario les haga entrega de los documentos que ya obran como títulos archivados en otras oficinas registrales. Ello, sin perjuicio de que se les advierte de la existencia de dichos antecedentes registrales, sea al inicio del procedimiento registral (mediante escritos de rogatoria) o durante la etapa de subsanación a observaciones registrales.

Incluso, podría suceder que, respecto de operaciones inmobiliarias complejas cuya inscripción involucra más de una oficina registral del Registro de Propiedad Inmueble, varios registradores necesiten los títulos archivados de los antecedentes registrales al mismo tiempo o a medida que van ingresando las rogatorias de inscripción en las oficinas registrales. Con ello, y bajo el sistema previamente descrito, no les sería posible obtenerlos con la prontitud que requiere su labor de calificación registral, en atención al lapso de vigencia de un título. Lo anterior, sumado a que los registradores no pueden derivarse entre sí los títulos archivados.[6]

Por lo demás, y a manera de anécdota, no falta aquél registrador que señala haber gestionado y revisado el título archivado, indicando en su observación: (i) no encontrar los textos que sí se ubican en el contenido de dicho título; y/o (i) invocar textos que no corresponden a dicho contenido, lo que no hace más que trasladar al usuario la labor de explicación en la subsanación y, con ello, el tener que destinar esfuerzos en un reingreso, a todas luces, innecesario.

En atención a todo lo mencionado, en ocasiones el usuario opta por presentar la documentación de aquello que ya forma parte del Archivo Registral, con la única finalidad de no dilatar más la calificación registral.[7]

4. Problemática expuesta vs la regulación administrativa y registral

Lo anteriormente reseñado discrepa con lo regulado por el RGRP, cuando señala que el registrador debe efectuar la búsqueda de los datos en los índices y partidas registrales respectivos, a fin de no exigirle al usuario información con que cuenten los Registros que conforman el Sistema Nacional de los Registros Públicos[8]. Tal disposición concuerda con lo establecido por la Ley de Procedimiento Administrativo General (“LPAG”)[9]:

“Artículo 48.- Documentación prohibida de solicitar

48.1 Para el inicio, prosecución o conclusión de un procedimiento, las entidades quedan prohibidas de solicitar a los administrados la presentación de la siguiente información o la documentación que la contenga:

48.1.1 Aquella que la entidad solicitante posea o deba poseer en virtud de algún trámite realizado anteriormente por el administrado en cualquiera de sus dependencias, o por haber sido fiscalizado por ellas, durante cinco (5) años anteriores inmediatos, siempre que los datos no hubieren sufrido variación ni haya vencido la vigencia del documento entregado (…)”.  (Énfasis agregado)

Nótese que en el procedimiento registral no será aplicable el límite de cinco años para la prohibición antes señalada, dado que los documentos que integran el Archivo Registral son conservados por plazo indefinido.[10]

Por otra parte, también se estaría vulnerando el Principio de Simplicidad del artículo IV del Título Preliminar de la LPAG, que dice:

1.13. Principio de simplicidad.- Los trámites establecidos por la autoridad administrativa deberán ser sencillos, debiendo eliminarse toda complejidad innecesaria; es decir, los requisitos exigidos deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir.” (Énfasis agregado)

Así, como el artículo 145 de la LPAG que señala:

“Artículo 145.- Impulso del procedimiento

La autoridad competente, aun sin pedido de parte, debe promover toda actuación que fuese necesaria para su tramitación, superar cualquier obstáculo que se oponga a regular tramitación del procedimiento; determinar la norma aplicable al caso aun cuando no haya sido invocada o fuere errónea la cita legal; así como evitar el entorpecimiento o demora a causa de diligencias innecesarias o meramente formales, adoptando las medidas oportunas para eliminar cualquier irregularidad producida.” (Énfasis agregado)

Lo anterior guarda correlato con la llamada “simplificación administrativa” la cual se orienta a eliminar los obstáculos y costos innecesarios para la sociedad, derivados del inadecuado funcionamiento de la administración pública.[11]

Finalmente, la problemática expuesta atentaría contra el Principio de Predictibilidad contenido en el artículo IV del Título Preliminar de la LPAG, conforme al cual se garantiza que los administrados tengan en todo momento una comprensión cierta sobre los requisitos, trámites, duración estimada y resultados posibles que se podrían obtener del procedimiento registral.

Recordemos que el Sistema Nacional de los Registros Públicos y su ente rector, la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos (“SUNARP”), fueron creados con la finalidad de mantener y preservar la unidad y coherencia del ejercicio de la función registral en todo el país.[12]

Con ello, el sistema registral demuestra nutrirse del principio administrativo de predictibilidad, con la finalidad de evitar escenarios como los que se exponen, donde los antecedentes registrales de un título que pretende acceder al Registro no sean revisados, o lo sean inadecuadamente.

5. Digitalización del título archivado y Gobierno Digital

Mediante la Ley de Gobierno Digital[13] se estableció en el año 2018 el marco de gobernanza del gobierno digital para la adecuada gestión de la identidad digital, servicios digitales, arquitectura digital, interoperabilidad, seguridad digital y datos, así como el régimen jurídico aplicable al uso transversal de tecnologías digitales en la digitalización de procesos y prestación de servicios digitales por parte de las entidades de la Administración Pública en los tres niveles de gobierno. Dicha Ley fue reglamentada a inicios del año 2021[14], estableciendo disposiciones sobre las condiciones, requisitos y uso de las tecnologías y medios electrónicos en el procedimiento administrativo.

Es así que, en el marco de la transformación digital de sus procesos, y atendiendo a escenarios tan apremiantes como el contexto del Estado de Emergencia Nacional por la pandemia del COVID-19, la SUNARP ha venido retomando algunas propuestas e innovando en otras en materia de Gobierno Digital, todas con el objetivo lograr una mejora sustancial en la generación de ahorro de tiempo y costos para sus usuarios.

De este modo, cabe revisar las últimas novedades relacionadas con títulos archivados de la SUNARP, entre otras:

  1. A partir del 21 de mayo del 2020 se autoriza la presentación electrónica, mediante el Sistema de Intermediación Digital de la SUNARP (“SID-SUNARP”), de varios actos inscribibles en distintos Registros, formalizados con intervención notarial[15]. En el caso del Registro de Propiedad Inmueble, esta opción es autorizada respecto de todos los actos inscribibles a partir del 26 de febrero de 2021.[16]
  2. A partir del 31 de marzo de 2021 (en la Zona Registral Nº IX-Sede Lima) y del 26 de abril de 2021 (en las demás Zonas Registrales), se autoriza la expedición de la copia informativa del título archivado en formato electrónico, a través del Servicio de Publicidad Registral en Línea (“SPRL”), respecto de los diferentes registros jurídicos (salvo el Registro Personal y de Testamentos), siendo en una primera etapa aplicable exclusivamente a aquellos títulos archivados que datan del año 2001 en adelante, para luego incorporar los de años anteriores.[17]
  3. A partir del 26 de agosto de 2021, se autoriza la visualización de títulos archivados de los diferentes registros jurídicos, en todo el ámbito nacional, a través del SPRL, siendo en una primera etapa aplicable exclusivamente a aquellos títulos tramitados a través del SID-SUNARP, para luego incorporar aquellos que se encuentran en soporte físico y han pasado por un proceso de micrograbación o digitalización.[18]
  4. A partir del 12 de enero de 2022, todos los ciudadanos a nivel nacional pueden presentar electrónicamente las solicitudes para la inscripción de determinados actos vinculados a los Registros de Predios, Propiedad Vehicular y Personas Jurídicas mediante el SID-SUNARP, siempre que estas inscripciones estén sustentadas en títulos archivados existentes en la SUNARP[19].
  5. A partir del 18 de marzo de 2022, se autoriza la aprobación, mediante agente automatizado, del certificado literal del título archivado, a través del SPRL con ámbito nacional, siendo en una primera etapa aplicable exclusivamente a aquellos títulos tramitados a través del SID-SUNARP, para luego incorporar aquellos que se encuentran en soporte físico y han pasado por un proceso de micrograbación o digitalización.[20]

Esta regulación refleja una proactiva toma de acción por parte de la SUNARP y su búsqueda por convertirse en una entidad referente en materia de Gobierno Digital, tomando como baluarte uno de los activos institucionales clave, esto es, el título archivado.

6. Reflexiones finales

Por lo señalado previamente, cuesta comprender, desde el lado del administrado, la existencia de experiencias registrales como las comentadas al inicio de estas líneas.

Recordemos que la vivencia más palpable que se tiene con la entidad es la que surge de la interacción con el registrador. Y quienes se desempeñan en esta industria de diligencia y búsqueda de seguridad jurídica, podrán corroborar haber haberse topado en alguna ocasión con una respuesta institucional de calificación registral complementaria que amerita un inesperado pero obligatorio despliegue de esfuerzos en términos de tiempo, recursos y operadores, todos ellos distantes de una inadecuada previsión sobre los pormenores de esta fase registral.

Si, como se señala, uno de los beneficios inmediatos de la digitalización de los actos inscribibles es, entre otros, la “segura circulación del título entre las distintas áreas del registro”[21], entonces dicha finalidad debiera verse reflejada durante la labor de calificación registral a cargo del registrador, otro activo institucional por excelencia.

Salvo que existan otros factores institucionales que el administrado, ciertamente, no está en capacidad de conocer, no obstante padecer las consecuencias.

7. Conclusiones

  • El registrador público resulta ser un actor importante en la etapa final de aquellas operaciones inmobiliarias que involucran un esfuerzo conjunto de diversos operadores legales, inversores, técnicos y comerciales, entre otros. Por tanto, el logro de una labor de calificación registral óptima generará un impacto positivo no solamente en los involucrados señalados, sino además en términos de gestión de tiempos y recursos. Todo lo anterior, ciertamente, beneficia a un mercado que apuesta por la diligencia registral.
  • No obstante, si viene mejorando el sistema de servicios registrales en favor de los usuarios de la SUNARP, bajo directrices en materia de Gobierno Digital, entonces con similar razón y prontitud cabría mejorar dicho sistema en beneficio del propio personal de las zonas registrales, máxime, si ello repercutirá sustancialmente en el ámbito de la calificación registral y la consecuente inscripción de los títulos presentados, en favor de los administrados.
  • Todo lo anterior, con la finalidad de que no se vea trastocada la seguridad jurídica de quienes acuden al Registro, tanto en su fuero personal como en su proyección social.

CITAS Y BIBLOGRAFÍA

[1] Artículos 2 y 8 del Reglamento del Servicio de Publicidad Registral, aprobado mediante Resolución N° 281-2015-SUNARP-SN, publicado en el Diario Oficial “El Peruano” el 03.11.2015.

[2] Conforme a los artículos 1 y 7 del Texto Único Ordenado del Reglamento General de los Registros Públicos, aprobado mediante Resolución N° 126-2012-SUNARP-SN, publicado en el Diario Oficial “El Peruano” el 22.05.2012.

[3] Artículo 2019 del Código Civil Peruano.- Son inscribibles en el registro del departamento o provincia donde esté ubicado cada inmueble:

  1. Los actos y contratos que constituyen, declaren, trasmitan, extingan, modifiquen o limiten los derechos reales sobre inmuebles.
  2. Los contratos de opción.
  3. Los pactos de reserva de propiedad y de retroventa.
  4. El cumplimiento total o parcial de las condiciones de las cuales dependan los efectos de los actos o contratos registrados.
  5. Las restricciones en las facultades del titular del derecho inscrito.
  6. Los contratos de arrendamiento.
  7. Los embargos y demandas verosímilmente acreditados.
  8. Las sentencias u otras resoluciones que a criterio del juez se refieran a actos o contratos inscribibles.
  9. Las autorizaciones judiciales que permitan practicar actos inscribibles sobre inmuebles.

[4] Milano, Carlos (2012). La calificación registral y la figura del registrador. Revista de la Facultad de Derecho (32), p. 253.

[5] Artículos 6.3.1., 6.4, 6. 5 y 6.6 de la Directiva “Lineamientos generales para el mantenimiento, uso y seguridad del archivo registral y procedimiento del ingreso, préstamo y devolución de títulos archivados”, aprobada mediante Resolución N° 109-2011-SUNARP-SA, publicada en El Peruano el 15.12.2011.

[6] En atención al artículo 6.5 de la Directiva “Lineamientos generales para el mantenimiento, uso y seguridad del archivo registral y procedimiento del ingreso, préstamo y devolución de títulos archivados”.

[7] Si bien es posible acudir al Tribunal Registral vía apelación, en ocasiones, este resulta un “(…) proceso que no solo dilata mucho más la inscripción, sino que resulta ser muy engorroso y que, finalmente, tiene como consecuencia en la desprotección de los derechos de los usuarios y afecta la veracidad de la información que pueda ser obtenida del Registro Público y/o brindada por éste.” Zamora, Verónica (2019) La falta de predictibilidad en la calificación Registral. Trabajo académico para optar el título de Segunda Especialidad en Derecho Registral, por la PUCP, p. 4.

[8] incisos a, f y g del artículo 32 del RGRP.

[9] Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 004-2019-JUS, publicado en El Peruano el 25.01.2019.

[10] Resolución N° 614-2022-SUNARP-TR de fecha 21.02.2022.

[11] Presidencia del Consejo de Ministros (2021). Simplificación Administrativa en el Perú. Avances y Agenda Futura. 1ra. Ed. Pág. 4.

[12] Artículo 1 de la Ley N° 26366, publicada en El Peruano el16.10.1994

[13] Aprobada mediante Decreto Legislativo Nº1412, publicada en El Peruano el 13.09.2018.

[14] Mediante Decreto Supremo Nº 029-2021-PCM, publicada en El Peruano el 19.02.2021

[15] Mediante Resolución 052-2020-SUNARP/SN, publicada en El Peruano el 23.05.2020.

[16] Mediante Resolución N° 011-2021-SUNARP/SA, publicada en El Peruano el 26.02.2021.

[17] Mediante Resolución N° 049-2021-SUNARP/SA, publicada en El Peruano el 31.03.2021.

[18] Mediante Resolución N° 110-2021-SUNARP/SN, publicada en El Peruano el 23.08.2021.

[19] Mediante Resolución N° 001-2022-SUNARP/SN, publicada en El Peruano el 08.01.2022.

[20] Mediante Resolución N° 034-2022-SUNARP/SN, publicada en El Peruano el 11.03.2022.

[21]https://www.gob.pe/institucion/sunarp/noticias/574822-ciudadanos-podran-presentar-electronicamente-solicitudes-para-inscripcion-en-los-registros-de-predios-vehicular-y-personas-juridicas

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