Por Talía Díaz, asociada del estudio Miranda & Amado.
Desde del 1 de febrero de este año[1], es obligatorio que la gran mayoría[2] de los contribuyentes que presenten recursos al Tribunal Fiscal (apelaciones, quejas y otras solicitudes) fije un domicilio procesal electrónico como requisito para la admisión a trámite de dichos recursos. Dicho domicilio procesal electrónico será una casilla en el Buzón Electrónico de la página web del Tribunal Fiscal[3] y será utilizado para notificar a los administrados de los actos o resoluciones emitidos por tal entidad. Esto quiere decir, por un lado, que ya no se tramitarán recursos de contribuyentes que no cuenten con domicilio procesal electrónico cuando sea obligatorio tenerlo y, por otro, que gran parte de las notificaciones de los actos que emita el Tribunal Fiscal serán realizadas por medios electrónicos.
Las ventajas son evidentes. Para el Estado, la implementación del sistema de notificaciones electrónicas, si bien implicaría un costo inicial, a largo plazo permitirá el ahorro de los costos de transporte y seguimiento que se incurrían en las notificaciones físicas. En efecto, si bien antes el Tribunal Fiscal o la SUNAT debían coordinar la entrega física de las resoluciones a los domicilios fiscales o procesales de los contribuyentes en todas partes del país, con la entrega por medios digitales, estos costos de transporte desaparecerían (además de evitarse problemas por notificaciones indebidas o defectuosamente efectuadas). Por otro lado, para los contribuyentes, este cambio otorgará celeridad y transparencia en el procedimiento de notificación. Así, si antes de la implementación de este sistema, desde la emisión del acto para su notificación hasta la fecha de recepción del mismo podían transcurrir varias semanas, ahora este procedimiento deberá ser inmediato.
Con el fin de asegurar el uso del nuevo sistema de notificaciones, los contribuyentes deberán cumplir con adjuntar de manera impresa a sus recursos de apelación el formato de afiliación (la primera vez que se presenta un recurso luego del 1 de febrero) o la constancia de afiliación (una vez que ya se cuente con el buzón electrónico), según corresponda, de lo contrario los mismos serán declarados inadmisibles. Asimismo, tratándose de recursos que se inician ante el propio Tribunal (como las quejas) contra las actuaciones de la SUNAT, también será obligatoria la afiliación al sistema para su admisión por mesa de partes. A este fin, se ha dispuesto la habilitación en las sedes del Tribunal Fiscal, del servicio de afiliación al sistema, para los contribuyentes que presentarán escritos sin adjuntar el formato de afiliación respectivo.
La posibilidad de que el Tribunal Fiscal notifique electrónicamente sus actos no es nueva ni reciente. Ésta fue implementada por primera vez en el 2013[4], pero, contrario a lo que sucede ahora, la afiliación a este primer sistema de notificaciones electrónicas no era obligatoria en ningún supuesto. Ello disminuyó los beneficios que dicho sistema podía conllevar debido a que, por su naturaleza opcional, su uso no fue difundido y debía convivir con el procedimiento de notificación tradicional.
Lo anterior nos lleva a notar que, de hecho, la regulación sobre notificaciones electrónicas en general no es ninguna novedad. Conforme hemos mencionado, el Código Tributario permite que la SUNAT realice notificaciones vía correo electrónico desde 2004 y a través de otros medios electrónicos desde 2007 –es decir, mucho antes que esta reforma reciente–. No obstante, al igual que como ha sucedido en el caso del Tribunal Fiscal, la implementación de estas posibilidades se ha desarrollado progresivamente. Así, estos primeros pasos permitieron al Estado experimentar a una menor escala con el funcionamiento de dicho sistema.
De hecho, la expansión progresiva del uso de los sistemas de notificaciones electrónicas (primero de manera opcional, ahora alcanzando a determinados contribuyentes de manera obligatoria y en el futuro a la totalidad de los recurrentes) permite a la administración adecuar y perfeccionar sus sistemas y procesos internos; así como facilita a los administrados adaptarse y prepararse para el uso de estas nuevas tecnologías y medios de notificación, quienes, tal como sucedió cuando la SUNAT inició sus notificaciones electrónicas, deberán pasar de una actitud pasiva –esperar a la notificación física– a mantener una más activa –que implica cumplir con revisar constante y oportunamente el Buzón Electrónico–.
El contexto de esta nueva exigencia del Tribunal Fiscal no es exclusivo a dicha entidad. Desde el año pasado, la SUNAT también viene extendiendo el uso obligatorio de su propio sistema de notificaciones electrónicas, denominado Notificaciones SOL (SUNAT Operaciones en Línea), a la mayor parte de sus actos. Así, si bien el sistema Notificaciones SOL fue creado en el año 2008, recién en los últimos años su uso se ha expandido de manera generalizada a la gran mayoría de actos emitidos por la SUNAT. Así, actualmente se notifican de manera electrónica, entre otros, los actos emitidos en los procedimientos de fiscalización (cartas, requerimientos, resultados de requerimientos[5], resoluciones de determinación y resoluciones de multa), en el procedimiento contencioso-tributario (actos que resuelven el recurso de reclamación y la admisibilidad del recurso de apelación), en el procedimiento de cobranza coactiva y en los procedimientos no contencioso (devoluciones, compensaciones, prescripción, entre otros).
Es decir, se ha establecido el uso obligatorio de las notificaciones electrónicas en todos los procedimientos seguidos ante la SUNAT, con algunas excepciones vinculadas en la mayor parte de casos a las notificaciones que deberán surtir de forma inmediata. Esto último debido a que todas las notificaciones electrónicas surten efectos al día hábil siguiente de su depósito en los buzones electrónicos respectivos.
Sin embargo, cabe agregar que la “revolución digital” –entendida en este contexto como el uso de las tecnologías de la información para la mejora de los servicios administrativos tributarios– no solo alcanza a los sistemas de notificaciones electrónicos de la SUNAT y del Tribunal Fiscal[6] sino que actualmente ya se está pavimentando el camino para que en el futuro cercano la tramitación total de los procedimientos tributarios se realice por medios digitales (denominados en el Código Tributario como electrónicos, informáticos o telemáticos), así como la emisión y conservación de información vinculada a las obligaciones tributarias (comprobantes de pago y libros y registros tributarios).
Así, en los últimos 5 años, se vienen llevando a cabo diversas modificaciones a la legislación tributaria con el objetivo último de permitir la digitalización total de los procedimientos tributarios. De este modo, el Código Tributario no solo permite que las administraciones tributarias notifiquen sus actos por medios digitales, sino que también permite que: (i) éstas realicen actuaciones de forma automatizada, a través de sistemas informáticos sin que sea necesario que la persona responsable suscriba manualmente cada uno de los actos que se emita; (ii) que los administrados realicen actuaciones por sistemas informáticos; y (iii), en general, que los expedientes de los procedimientos sean tramitados y conservados, parcial o totalmente, por sistemas digitales. A la fecha, parte de estas posibilidades se encuentra pendiente de implementación por la SUNAT y por el Tribunal Fiscal. No obstante, la SUNAT ha empezado a dar los primeros pasos.
En efecto, con la implementación del procedimiento de fiscalización parcial electrónica se ha creado el primer procedimiento tributario cuyo expediente será tramitado y conservado por sistemas digitales. Pero no solo eso, sino que, también, las actuaciones de los administrados dentro de dichos procedimientos serán realizadas por estos medios. Así, la presentación y/o exhibición de información o documentación que sustente los descargos del contribuyente será realizada por medios digitales; a diferencia de lo que sucede en los demás procedimientos de fiscalización, en los cuales el contribuyente y la administración coordinan una reunión para ello. Siguiendo esta línea, nada impide que, en el futuro, incluso, las citaciones con los auditores de la administración tributaria puedan realizarse por sistemas digitales.
Sin embargo, no está de más agregar que la implementación de estas posibilidades deberá realizarse de forma progresiva, tomando en cuenta no solo los costos y la factibilidad de implementación para el Estado; sino, también, la situación de los administrados tomando en cuenta factores como la realidad social del país y el interés del Estado de promover (y no desincentivar) la formalización de cada vez más contribuyentes a nivel nacional.
Finalmente, retomando esta última reforma al sistema de notificaciones electrónico del Tribunal Fiscal y, a manera de reflexión, cabe notar que las regulaciones existentes sobre actuaciones por medios digitales son perfectibles y requieren mejoras que les permitan desplegar todos sus potenciales beneficios tanto para el Estado como para los administrados. Para ello, deberán tenerse en cuenta objetivos como: la reducción de costos, simplificación de procesos, celeridad, transparencia y seguridad. Asimismo, consideramos que no está de más que estas reformas también contribuyan a la modernización del Estado y a la protección del medio ambiente mediante la reducción del uso del papel.
A manera de ejemplo, cabe notar que el hecho de que el Tribunal Fiscal actualmente pueda notificar sus actos por medios electrónicos, pero no pueda llevar sus expedientes por dichos medios (sino que debe continuar con su archivo físico), genera ineficiencias que deberán evitarse en el futuro conforme se expanda el uso de estas tecnologías a más etapas de los procedimientos tributarios. En efecto, si bien por el momento, según la normativa vigente a la fecha, el Tribunal Fiscal debe conservar sus actos notificados por medios electrónicos, tanto en formatos digitales como hasta en dos copias en formato físico con firma manuscrita de los vocales que la suscriben. Somos de la opinión que, en el futuro, con la expansión de estas tecnologías, se evitarán este tipo de ineficiencias. Por ello, el hecho de que estas regulaciones sean perfectibles no deberá evitar que se continúe con su implementación en tanto traiga beneficios por igual a los administrados y a las administraciones.
[1] El nuevo procedimiento para la notificación electrónica de los actos que emite el Tribunal Fiscal ha sido aprobado mediante la Resolución Ministerial No. 442-2017-EF/40. Conforme lo referido, dicho procedimiento entró en vigencia el 1 de febrero de 2018, fecha en que se cumplió el plazo de cinco (5) días hábiles desde que el Tribunal Fiscal comunicó la implementación de su sistema de notificaciones electrónicas.
[2] El requisito de fijar un domicilio procesal electrónico será obligatorio para todos los contribuyentes que inicien recursos luego del 1 de febrero de 2018, en los que la administración tributaria involucrada sea la SUNAT. Una vez fijado el domicilio procesal electrónico, su uso será obligatorio en todos los demás recursos iniciados ante el Tribunal por dicho contribuyente, independientemente de la administración tributaria involucrada, e, incluso, para aquellos recursos en trámite, salvo que el contribuyente opte por mantener su domicilio procesal físico respecto a estos últimos.
[3] El cual se encuentra en el siguiente enlace: https://www.snetf.gob.pe/notifTribunal/
[4] Mediante la modificación al Código Tributario efectuada por el Decreto Legislativo No. 1113 y reglamentada por la Resolución Ministerial No. 270-2013-EF.41.
[5] Por el momento, esta posibilidad está limitada al resultado del primer requerimiento emitido en el procedimiento de fiscalización.
[6] Aún está pendiente que se incluya en el Código Tributario la posibilidad de que las administraciones tributarias distintas a la SUNAT utilicen sistemas de notificación electrónicos (buzones electrónicos) que permitan a sus administrados fijar un domicilio procesal electrónico. Entendemos que ello se debería tanto a la gran cantidad de administraciones tributarias existentes, así como a los volúmenes de los procedimientos involucrados en las distintas administraciones, que no ameritarían por el momento dicha implementación. Sin embargo, somos de la opinión que no deberá continuarse con el modelo actual por el cual tanto la SUNAT, como el Tribunal Fiscal cuentan con su propio sistema de notificaciones (y que de manera extensiva podría implicar que cada administración deba asumir los costos de su propio sistema). Sino que resultaría razonable y eficiente que el Estado implemente un sistema de notificaciones electrónicas centralizado, al cual podrían afiliarse las distintas administraciones tributarias y que permita la recepción electrónica centralizada de todos los actos tributarios. En efecto, el hecho de tener que mantener distintos buzones electrónicos le resta eficiencia y facilidad al sistema, complicando innecesariamente a los administrados.
