Por Ximena Schmiel Balarezo, asociada de García Sayán Abogados.
Es un hecho que la pandemia generada por el COVID-19 marcará un antes y un después en la historia. El comportamiento humano en general cambiará y esto repercutirá profundamente en la manera que hacemos negocios. El reto está en todas las empresas, desde las que brindan servicios, pues deberán reducir las reuniones y directorios, hasta las que producen y brindan bienes. Un claro ejemplo son las empresas que usan una fuerza de ventas o “impulsadores [1]”, ya que deberán tener un metro y medio de distancia de su posible cliente o tener un plan de contingencia para el retraso de los insumos producto de esta crisis
Esto nos lleva a cuestionarnos los siguiente: ¿será posible continuar con el negocio, mantener el vínculo laboral con los trabajadores y fidelizar a los clientes, después de una cuarentena como la que estamos viviendo?
El reto es grande, y el primer aspecto a tener en cuenta es la capacidad de reacción de las empresas ante una crisis y mantener con sus trabajadores, clientes y proveedores un claro canal de comunicación, donde se informe las medidas y decisiones que la empresa viene tomando para afrontar lo mejor posible esta crisis, no dejando vacíos a interpretar, lo que conlleva a transmitir de manera oportuna abundante información que abarque los distintos cuestionamientos que se derivan de esta crisis. Esto va de la mano con la transparencia, uno de los pilares fundamentales del gobierno corporativo [2].
Otro problema que trajo esta crisis es el debate sobre si el desplazamiento al centro de trabajo y de la oficina a la casa son necesarios. De ser el caso que la empresa opte por el trabajo remoto, es decir, fuera de la oficina, se debe tener en cuenta que los cambios traen consigo nuevas “malas prácticas” y formas de delinquir. En ese caso, se debe considerar poner en marcha un “Plan de continuidad del Negocio”, donde, además de aspectos comerciales y de seguridad, se incluya una revisión del Sistema de Prevención de Delitos, que permita identificar cómo se va a controlar la conducta de los trabajadores, reconocer y clasificar las nuevas prácticas corporativas y mapear los riesgos vinculados a delitos. Para ello, se deberán actualizar las señales de alarma y correctivos a fin de minimizar los riesgos.
Un claro ejemplo es que los trabajadores tendrán acceso a información sensible fuera del local de la empresa. Ante ese panorama, será necesario plantear adicionalmente una política relacionada a la confidencialidad y manejo de la información, aumentando la necesidad de una Política de Protección de datos sólida.
En medio de una crisis, se debe buscar también lo positivo, en este caso, por ejemplo, hemos podido conocer quienes mantienen los valores corporativos “fuera de la oficina” y asumen las nuevas “libertades” o “flexibilidad” del trabajo remoto con responsabilidad.
Esto nos lleva al Encargado de Prevención, quien tiene ya el reto de mantener la eficiencia del programa de cumplimiento de su empresa aplicando la variable del trabajo remoto, es decir, que las políticas y lineamientos se sigan cumpliendo, continuar con las capacitaciones, permitir que funcionen los canales de denuncia, así como las investigaciones internas, y continuar monitoreando el sistema, mientras, en la marcha, se hace lo posible por adaptarlo a estos abruptos cambios. En todo caso, el eje que no debe cambiar en el sistema es la garantía de no represalias [3] contra los denunciantes de buena fe y la confidencialidad, pese a los nuevos canales de comunicación y forma de investigación que, por esta pandemia, debemos tener.
En esta línea, la presente crisis generada por el COVID-19 nos hace poner la lupa específicamente en el sector salud: la corrupción en este y otros sectores afines o considerados esenciales. La actual presión social, política y mediática que está experimentando está generando un estado de tensión que podría ser aprovechado por algunas personas para obtener beneficios [4]. Así, dentro de las prácticas que se deben erradicar o supervisar, está el desabastecimiento direccionado. Hemos visto empresas que han obligado a sus sucursales en ciudades donde todavía no llegaba el COVID-19, a utilizar los canales de distribución para que les envíen productos de primera necesidad o productos de higiene y desinfección, valiéndose de la desinformación de sus colaboradores para desabastecer ciudades donde se opera, y que las matrices y sus Directores “respiren tranquilos”.
El reto es grande y a lo que debe apuntar toda empresa es trabajar en un Plan de Continuidad del Negocio, buscar formas de llegar a los clientes, revisar las condiciones de los trabajadores y, de darse el caso, que el trabajo retorne a las oficinas de manera gradual y segura. Para esto último, se deberán implementar nuevas políticas que desarrollen un procedimiento de higiene que evite propagar el virus, por ejemplo, con desinfección continua a las áreas comunes y evitar los elementos táctiles (reconocimiento mediante huella digital), monitoreando la salud de los empleados, y el desarrollo de la empresa y la interrelación con nuestros clientes desde estas nuevas ventanas de comunicación. El encargado de Prevención es un actor clave en esta transición, desde el monitoreo hasta la llegada que puede tener con el personal, es un aliado para la alta dirección en la correcta implementación de nuevos protocolos, dándole además una nueva plataforma para reforzar los valores, políticas y guías que ya están implementadas en su organización.
El panorama es aún incierto y esto por supuesto que afecta los programas de cumplimiento de la empresa pruaena y extranjera. Lo único que está claro es que esta crisis mundial está afectando de manera irreversible la forma de hacer negocios, la cultura corporativa y el cumplimiento en las empresas.
[1] Personal que te ofrecía probar un producto previo a comprarlo.
[2] La organización internacional Transparency International define en su Guía de Lenguaje Claro sobre lucha contra la Corrupción a la transparencia como “la cualidad de un gobierno, empresa, organización o persona de ser abierta en la divulgación de información, normas, planes, procesos y acciones. Como regla general, los funcionarios públicos, empleados públicos, gerentes y directores de empresas y organizaciones, y las juntas directivas tienen la obligación de actuar de manera visible, predecible y comprensible en la promoción de la participación y la rendición de cuentas”.
[3] En un sistema o programa de cumplimiento bien implementado, debe existir una Política de Confidencialidad y No Represalias, donde se garantiza que los colaboradores, directivos y terceros en general puedan denunciar situaciones sospechosas o señales de alerta, sin que tengan que preocuparse por actos en su contra.
[4] Transparencia Internacional recomienda ciertas medidas para el control de la corrupción en el sector salud. Ver el siguiente link: https://ti-health.org/content/coronavirus-covid19-corruption-health-systems/
Fuente de imagen: Rock Content
